Thư ký hay còn gọi là trợ lý cá nhân là một trong những công việc khá hot với thu nhập cao. Tuy nhiên công việc của một thư ký lại không hề rõ ràng và thường bao gồm nhiều mảng, tương ứng với nhiều vị trí khác nhau. Vậy tóm lại muốn làm thư ký văn phòng thì nên học ngành gì mới có thể đáp ứng được yêu cầu cũng như hoàn thành tốt công việc?
NỘI DUNG
Những công việc của Thư ký
Trước đây, thư ký chỉ là người chuyên thực hiện các chức năng có liên quan đến vấn đề ghi chép tổng hợp biên bản các cuộc họp hoặc ý kiến chỉ đạo của cấp trên trực tiếp. Tuy nhiên ngày nay, khi xã hội phát triển, công việc của một thư ký cũng trở nên nhiều hơn. Thư ký phải thực hiện các công việc liên quan đến vấn đề quản lý, điều hành, các công việc giấy tờ, sổ sách, hợp đồng, hồ sơ… , lên kế hoạch, lịch trình cho giám đốc, tổ chức sắp xếp các cuộc hẹn, gặp gỡ đối tác… Chính bởi sự đa năng trong công việc mà ngày nay thư ký có vai trò vô cùng quan trọng được ví như bộ mặt của giám đốc, doanh nghiệp trong quan hệ đối tác, khách hàng.
Thư ký văn phòng nên học ngành gì?
Là một trong những công việc hấp dẫn đặc biệt phù hợp với những bạn trẻ năng động, quyết đoán, tuy nhiên hiện nay lại chưa có ngành đào tạo cụ thể với nghề thư ký. Lý do mà công việc này chưa được đào tạo cụ thể là bởi tính chất công việc đòi hỏi kiến thức, kỹ năng tổng hợp ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Tùy thuộc vào mỗi hoàn cảnh cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu đối với vị trí thư ký cũng sẽ khác nhau. Với một nghề yêu cầu đa dạng như nghề thư ký đòi hỏi người làm phải không ngừng học hỏi để tích lũy, năng cao kiến thức, kỹ năng ở nhiều mảng. Thậm chí ngay cả khi đã có thâm niên công tác, nhiều người thư ký vẫn không ngừng tích lũy, học tập để hoàn thiện kiến thức, kỹ năng.
Mặc dù không có ngành đào tạo cụ thể, tuy nhiên để trở thành thư ký bạn cũng phải đáp ứng một số yêu cầu tối thiểu như bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học văn phòng và đặc biệt nếu bạn tốt nghiệp chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty sẽ là một lợi thế.
Thư ký là một nghề tổng hợp nên rất khó có câu trả lời cho câu hỏi nghề thư ký học ngành gì. Nhìn chung đây là nghề có thu nhập cao, cơ hội thăng tiến những khá khắt khe và cần sự năng động, hoạt bát và khéo léo trong mọi ứng xử.
Phẩm chất cần có của Thư ký văn phòng
Người làm nghề thư ký văn phòng khi tuyển dụng thường đòi hỏi rất cao. Bên cạnh các kỹ năng cần thiết như: tin học văn phòng, ngoại ngữ, khả năng giao tiếp…thì đòi hỏi thư ký văn phòng cần có những phẩm chất nghề nghiệp. Bởi họ là người đóng vai trò quan trọng đối với giám đốc của công ty. Dưới đây là các phẩm chất của thư ký văn phòng:
Tạo được sự tin cậy
Niềm tin luôn là yếu tố đầu tiên trong công việc. Làm thư ký văn phòng luôn tiếp xúc, gặp gỡ các đối tác quan trọng của công ty. Và luôn có các buổi gặp gỡ đàm phán hợp đồng giữa các đối tác nên thư ký cần tạo được niềm tin đối với sếp, đối với đối tác để có hiệu quả cao trong công việc.
Ý thức trách nhiệm công việc
Giám đốc luôn là người bận rộn nên thường không có thời gian quán xuyến hay sát sao công việc của thư ký. Vì vậy, là nhân viên thư ký bạn nên có ý thức chủ động trong các công việc như: lên kế hoạch buổi họp, soạn văn bản, chuẩn bị tài liệu cho buổi họp….
Tự tạo động lực, tự giác trong công việc
Để thành công với nghề thư ký văn phòng thì trong công việc bạn cần nhanh chóng hoàn thiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt, trong thời gian sếp đi vắng thì thư ký cần giải quyết tốt mọi giấy tờ một cách ổn thỏa.
Làm việc độc lập hiệu quả
Ngoài những kỹ năng mà thư ký cần có thì cần có sự chủ động, làm việc độc lập hiệu quả. Đây được xem như phẩm chất “vàng” nên có ở một thư ký. Không phải lúc nào sếp cũng có mặt ở công ty để giao các công việc mà bạn cần liên hệ và đảm bảo tiến độ công việc.
Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ
Phẩm chất trung thực và tỉ mỉ là phẩm chất quan trọng cần có ở mỗi ngành nghề. Trong đó, nghề thư ký là rất cần thiết. Bởi ở một vị trí thường xuyên tiếp xúc với công văn, giấy tờ, hợp đồng quan trọng của công ty nên bạn cần tỏ rõ sự trung thực luôn được giám đốc tin cậy.
Như vậy, để trở thành một thư ký thành công thì bạn cần phải cố gắng trau dồi kiến thức chuyên môn, có các phẩm chất tốt để luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
