Nghề thư ký văn phòng là một nghề rất phổ biến hiện nay. Bởi hầu hết các văn phòng đều cần có một người thư ký. Nhưng định nghĩa ngành thư ký văn phòng là gì thì nhiều người còn nhầm lẫn và có những cách hiểu không đúng về ngành nghề này. Vì vậy, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng đi giải nghĩa về nghề này cũng như tìm hiểu về những kỹ năng mà một người thư ký văn phòng cần có.
NỘI DUNG
Thư ký văn phòng là gì?
Khi nhắc đến thư ký thì nhiều người vẫn nghĩ đó là một người chỉ thực hiện công việc đánh máy các văn bản hay chạy việc lặt vặt cho các giám đốc. Các hiểu này hoàn toàn sai và mang tính chủ quan đánh giá thấp ngành thư ký. Thực chất ngành thư ký văn phòng là một ngành rất quan trọng.
Một người thư ký văn phòng giỏi là sẽ người trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý. Công việc của họ có thể thầm lặng nhưng nếu thiếu họ một ngày thì những nhà quản lý sẽ gặp rắc rối vì không thể giải quyết được khối lượng công việc khổng lồ một cách hợp lý. Bởi thư ký văn phòng là người giúp lập các kế hoạch, sắp xếp lịch trình cho các nhà quản lý một cách hợp lý nhất. Họ cũng là người chuẩn bị các tài liệu, tiếp nhận và xử lý các thông tin chuyển đến những bộ phận liên quan để giải quyết. Có thể nói, ngành thư ký văn phòng chính là đầu mối để giúp giải quyết mọi công việc trong văn phòng.

Kỹ năng cần có của một Thư ký văn phòng
Trước đây có một quan niệm cố hữu trong đầu nhiều người nghĩ rằng thư ký chỉ cần là những người đẹp, chân dài, không cần phải học thức cao. Nhưng đó là một quan niệm sai lầm. Những người làm nghề thư ký văn phòng đòi hỏi phải có rất nhiều những kỹ năng cũng như kiến thức ở nhiều lĩnh vực. Có thể kể đến như:
Kỹ năng quản lý
Người làm thư ký phải có kỹ năng quản lý để sắp xếp công việc tại văn phòng một cách hợp lý nhất.
Kỹ năng giao tiếp
Đây là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết một người thư ký văn phòng cần có. Bởi một người thư ký sẽ phải thực hiện công việc gặp gỡ, tiếp xúc với rất nhiều người. Do vậy, họ cần phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để thu phục lòng người.
Kỹ năng tin học là một kỹ năng cần có của người thư ký văn phòng
Kỹ năng tin học
Người thư ký văn phòng phải có khả năng vi tính thành thạo bởi họ sẽ là người phải chuẩn bị tài liệu cho các nhà quản lý, sắp xếp công việc tại văn phòng cho khoa học. Vì vậy, kỹ năng về vi tính Word, Excel, PowerPoint phải tốt để công việc được hiệu quả.
Khả năng ngoại ngữ
Ngoại ngữ là một trong những yêu cầu của một người thư ký văn phòng đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Bởi người thư ký sẽ là người đồng hành cùng nhà quản lý trong các cuộc gặp gỡ đối tác nên việc có khả năng ngoại ngữ là một điều cần thiết.
Trong mỗi công ty được mở ra không thể thiếu bộ phận thư ký văn phòng. Bởi, bộ phận này đóng vai trò quan trọng khiến không phải ai cũng có thể đảm nhận được. Người đảm nhận công việc này không chỉ cần tiếp thu kiến thức chuyên môn, mà còn cần kinh nghiệm thực hiện. Nếu muốn kiểm tra bạn có hợp với công việc không hãy cùng điểm qua mô tả công việc thư ký văn phòng.
Thư ký văn phòng thường làm gì?
Đối với bất cứ người thư ký văn phòng nào đều thực hiện nhiệm vụ là chiếc cầu nối, nối liền khách hàng với các cấp trên. Người làm thư ký phải biến mình trở thành chất xúc tác góp phần mang đến sự phát triển cho đơn vị.
Người thư ký cho văn phòng luôn đáp ứng yếu tố xinh đẹp, cao ráo và vô cùng thông minh. Điều này không quá khó hiểu khi thư ký văn phòng còn được đánh giá là bộ mặt của công ty. Vì vậy, bất cứ đơn vị nào đều mong muốn tuyển được thư ký vẹn toàn về mặt nhan sắc và sự thông minh vốn có để giải quyết hiệu quả việc trong công ty.
Mô tả Công việc Thư ký văn phòng
Thư ký văn phòng đảm nhận nhiều công việc khác nhau
Đối với bất cứ thư ký văn phòng nào khi được tuyển dụng đều đảm nhận chi tiết các công việc như:
- Thực hiện các công việc liên quan đến công tác, quản lý và điều hành của công ty.
- Thực hiện công việc liên quan đến quá trình soạn thảo, lưu trữ công văn theo yêu cầu của cấp trên đưa ra.
- Thư ký văn phòng nhận nhiệm vụ chuyển các tài liệu, giấy tờ từ cấp trên xuống nhân viên.
- Thư ký còn thống kê lịch làm việc, công tác của bậc trên hay các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu.
- Thư ký nhận đón tiếp khách hàng và đối tác của công ty nên cần xinh xắn, thông minh.
- Thư ký đảm nhận công việc tổ chức điều phối và phục vụ cho bậc trên trong các lễ hội, hội thảo.
- Thư ký còn thực hiện những công tác khác theo sự phân công của các phòng ban và đảm nhận các công việc khác theo sự phân công.
- Thư ký còn thực hiện nhiệm vụ chuẩn bị hậu cần, lấy vé máy bay để cấp trên đi công tác.
- Thư ký văn phòng còn có thể đi cùng cấp cao trong các dịp công tác.
Công việc của thư ký văn phòng như thế nào đã được giải đáp kể trên. Bạn có thể nắm bắt chi tiết công việc đó để sẵn sàng bắt tay vào làm việc.